学生からよくこんな質問をもらいます。
また、エントリーシートをWebで提出する際に、どのように送ったら、失礼のないメールを送ることができるのでしょうか。
今回は、実際に多く寄せられている「就活マナーの質問」の中でもメールの送り方について解説していきます。
メールの送り方ポイントまとめ
インターン志望企業の方とメールでやり取りさせていただくことになりました。
しかし私は今まで目上の人にメールを書いたことがなく、どのように書けばよいのかわかりません。
なので、メールを書く際に意識すべきポイントを教えてください。
まず、目上の方に対するメールを送る際に「プライベートとは変えるべきだ」と気づけた感覚が素晴らしいと思います。ビジネスメールのマナーをいち早く身につけてより良い就職活動にしていきましょう。
メールの書き方を調べてみると、形式ばりすぎていたり、逆にシンプルすぎるように見えたり……とさじ加減が難しく思えてしまうかもしれません。
就活の今の段階で押さえておきたい基本編として、この記事では下記のポイントで解説させていただきますね。
構成ポイント
◆宛先
宛先部分には以下のように表示されるよう、あらかじめアドレス帳に登録しておくと便利です。（名前を間違えると失礼にあたりますので、焦らず丁寧に登録するようにしましょう。）
企業によって採用を行う部署の呼び方が異なりますので、はっきりしていない場合は「採用ご担当者様」の書き方のほうが使いやすいでしょう。
・株式会社◯◯◯ 人事部採用課御中
・株式会社◯◯◯ 採用ご担当者様
◆件名
件名をみればメールの内容がすぐに分かるようにしましょう。15文字程度を目安にすると良いでしょう。
また、相手から来たメールの内容に返信する場合は、件名を変える必要はありません。
「Re:」に関してもメールの返事を表す記号なので消す必要はありません。
◆宛名
本文中の宛名にも、会社名・部署・担当者名（わかっていれば）をきちんと記入しましょう。
「株式会社◯◯◯」を「(株)◯◯◯」などと略して表記することは失礼にあたりますので気をつけて下さい。
・株式会社◯◯◯ 人事部採用課御中
・株式会社◯◯◯ 採用ご担当者様
◆本文
一行の文字数は30文字程度を目安にすると読みやすくなります。
また、内容が変わる際は改行し、空白行を入れて行間が空くようにしましょう。
◆名乗り
宛名記入後、きちんと自分自身のことを名乗りましょう。
そうすることで、企業側にとってひと目で誰からのメールかわかるようになります。
お世話になります。
○○大学の●●（氏名）と申します。
お世話になっております。
○○大学の●●（氏名）です。
もしくは、●日に一次面接して頂きました●●（氏名）です。等
◆目的
自分自身の存在を名乗った後はメールの目的を述べましょう。
例えば、資料請求の場合には、「貴社の資料のご送付をお願い申し上げます。」等。
◆理由
メールを送る目的の理由を簡潔に書く。（「目的」のみで済む場合もあります）
◆最後のお願い
丁寧な表現で締めくくるよう意識しましょう。
・お忙しいところ、まことに恐縮でございますがどうぞよろしくお願いいたします。
・お手数をおかけし、恐れ入りますが何卒よろしくお願い申し上げます。等。
◆署名（差出人名）
自分自身の署名を必ず記載しましょう。
その際に、署名機能に予め自身の情報を登録しておくと便利です。
氏名、大学名、学部、学科、学年、住所、電話番号、Eメールアドレス
こんなところにも気を付けよう！「アドレス」
スマートフォンのアドレスに、好きなアーティストの名前や好きな英単語などを使用していませんか？
私用メールアドレスや携帯のアドレスをそのまま就活用にしてしまうと、場合によっては思いもよらぬ印象を与えることも。
そのため、多少手間かもしれませんが、スマホでもPCでもチェックできる、就活専用フリーメールアドレスを取得することがおすすめです。
逆にそのアドレスでは就活関連の内容しか受信しなくなるので、情報も整理しやすくなりますよ。
フリーメールに迷ったら、GmailやYahooメールなどが無難でしょう。＠の前は自分の名前をベースにするなどシンプルにするのがベスト。
送信前後のチェックポイント
送信前
□メールアドレスは就活にふさわしいものを使用していますか？
□会社名、部署名、担当者名は正しく書きましたか？
□件名は、わかりやすいですか？
□きちんと名乗り、本文の最初に用件が書けていますか？
□改行や行間などが有効活用され、読みやすくなっていますか？
□誤字、脱字、変換ミスなどはないですか？
□1行の文字数は多すぎませんか？（1行30文字程度を目安にしましょう）
送信後
□資料が送られて来たら、必ず御礼のメールを送る
□こまめにメールチェックを行い、返信はなるべく早く送る
忘れてはいけないポイント
・就職活動における企業とのEメールのやり取りは、ビジネスEメールであること
・相手に敬意を払った言葉遣いで書くこと
・絵文字・顔文字などは厳禁であること
メールでのやり取り1つをとっても、しっかり出来ている就活生とそうではない就活生との差は圧倒的です。
「こんなところまで見ていないだろう」という意識で取り組むのではなく、細かい点にも意識を向けていきましょう！